Cutover Management: Käyttöönotto vaatii tarkkuutta

Käyttöönotto (yliheitto, cutover) on muutoshankkeen kriittinen vaihe, jossa vanhoista ympäristöistä siirrytään uusiin. Kyseessä voi olla esimerkiksi uuden ERP:n käyttöönotto, fuusioista aiheutuva muutos laajassa järjestelmäkokonaisuudessa tai kriittisten tuotannollisten toimintojen siirto. Epäonnistuneesta käyttöönotosta voi aiheutua mittavat kustannukset järjestelmien ollessa poissa käytössä tai toimintojen takellellessa. Tämän vuoksi käyttöönotto kannattaa suunnitella ja toteuttaa huolellisesti. Riskejä ei voida kokonaan poistaa, mutta niiden todennäköisyyttä ja vaikutuksia voidaan merkittävästi pienentää.

Käyttöönoton resursointi

Käyttöönoton suunnittelu ja hallinta ovat luonteeltaan lähellä projektihallintaa. Monesti projektipäällikkö on vastuussa myös käyttöönoton koordinoinnista. Suuremmissa hankkeissa käyttöönoton suunnittelun vaatima työmäärä nousee niin suureksi, että hankkeen vetäjän kapasiteetti ei enää riitä tehtävän suorittamiseen muun hankejohtotyön ohessa. Tarvitaan erillinen henkilö vastaamaan käyttöönotosta. Resursointia suunniteltaessa tulee tunnistaa käyttöönoton piiriin kuuluvat osa-projektit ja muut osa-alueet. Koko käyttöönotosta vastaavan henkilön lisäksi käyttöönoton eri osa-alueille nimetään tarvittaessa vastuuhenkilöt. Tämän lisäksi tunnistetaan muut käyttöönottoon osallistuvat henkilöt. Suurissa hankkeissa osa-aluevastaavia voi olla useita kymmeniä ja käyttöönottoa operatiivisesti suorittavia henkilöitä useita satoja.

Suunnitteluvaihe

Käyttöönoton suunnitteluvaiheen tehtävänä on tunnistaa käyttöönoton edellyttämät tehtävät. Suunnitteluvaihe alkaa tyypillisesti useita kuukausia ennen käyttöönottoa. Suunnitelma kattaa käyttöönoton h-hetkeä edeltävät valmistelevat toimenpiteet, käyttöönottohetken tai –hetkien aikakriittiset tehtävät sekä käyttöönoton jälkeiset tehtävät siihen saakka, että toiminta on stabiloitunut.

Erityisesti aikakriittiset tehtävät on hyvä suunnitella yksityiskohtaisesti. Jokaiselle tehtävälle nimetään vastuuhenkilö ja varahenkilö. Tehtävän aikataulu määritetään tarpeesta riippuen esimerkiksi päivän, tunnin tai minuutin tarkkuudella. Samalla määritetään tehtävien suorittamisen oikea järjestys sekä riippuvuudet muista tehtävistä ja tehtäväkokonaisuuksista.

Suurissa käyttöönotoissa suunnitelma voi sisältää tuhansia tehtävärivejä ja käyttöönotto tapahtua vaiheittain useiden viikkojen tai kuukausien aikana. Työkuorman ja riskien hallitsemiseksi on suositeltavaa vaiheistaa tekeminen pienempiin palasiin ja pidentää käyttöönoton aikaväliä. Vaiheistamisen on toki oltava teknisesti ja toiminnallisesti mahdollista eikä siitä saa aiheutua olennaista liiketoiminnallista haittaa.

Käyttöönoton suunnittelu ei ole pelkästään kirjoituspöytäharjoitus. Laadun varmistamiseksi käyttöönotto on syytä myös harjoitella. Harjoituksen aikana mitataan tehtävien kestot ja testataan suunnitelman toimivuutta. Kokemusten perusteella suunnitelmaa tarkennetaan tarvittavilta osin. Harjoitus toistetaan useita kertoja, kunnes käyttöönotto saadaan vietyä läpi ilman mainittavia ongelmia. Harjoitteluun osallistuvat samat henkilöt, jotka suorittavat varsinaisen käyttöönoton.

Käyttöönotto

Kun käyttöönottosuunnitelma on hyvin laadittu, on sen suorittaminen h-hetkellä varsin suoraviivaista. Tärkeää on, että työn tilanne on koko ajan tiedossa ja tehtävät suoritetaan suunnitelmaa noudattaen oikeassa järjestyksessä. On tärkeää, että tieto ongelmatilanteista saadaan viiveettä, mikä mahdollistaa nopean reagoinnin. Parhaiten tämä onnistuu, kun käyttöönottotehtävät suoritetaan samoissa työtiloissa (war room) kaikkien tarvittavien henkilöiden ollessa paikalla. Aina tämä ei ole mahdollista tai tarpeellista. Tällöin kommunikaatio ja koordinaatio voidaan hoitaa puhelimitse, yhteisten sähköisten työtilojen ja pikaviestinten avulla.

Ongelmiin varautuminen

Hyvä käyttöönottosuunnitelma varautuu myös ongelmatilanteisiin. Riskit on analysoitu ja niihin on varauduttu etukäteen.

Käyttöönotettavan kokonaisuuden toimivuus varmistetaan osana käyttöönottohetkellä tehtävää testausta. Jos ongelmia kohdataan, voidaan käyttöönotto monesti vielä peruuttaa ja jatkaa vanhoilla ratkaisuilla.

Aina ei voida jatkaa vanhoilla ratkaisuilla, jos käyttöönotto epäonnistuu. Taloushallinnossa ja tuotannossa back-up plania ei aina ole ja epäonnistuminen ei ole vaihtoehto.  Silloin ainoa tapa korjata ongelmat on riittävän hyvä varautuminen ongelmien ratkaisemiseen tuotantoon siirtymisen jälkeen. Korjaamisessa tarvittavien avainhenkilöiden tavoitettavuus on nopean toiminnan edellytyksenä. Sen vuoksi kunkin mahdollisesti tarvittavan henkilön tavoitettavuus tulee varmistaa etukäteen.

Kun käyttöönottopäätös on tehty, hyvä ja käytännössä testattu toimintamalli on niin sanottu controlled start-up. Tällöin ajetaan esimerkiksi yksi liiketoimintaprosessi kokonaan läpi ja varmistetaan, että kaikki toimii. Vasta sen jälkeen annetaan organisaation kaikille käyttäjille lupa aloittaa prosessien ajaminen suurilla volyymeilla.

Käyttöönoton jälkeen tarvitaan myös tukimalli, joka on määritetty ja jalkautettu ennen käyttöönottoa. Myös kriisiviestintä tulee suunnitella etukäteen ja sen tulee tarvittaessa olla nopeasti käynnistettävissä.

Onnistumisen edellytykset

Hyvä suunnittelun vastakohta on improvisointi. Tehtävät hoidetaan kokemuspohjaisesti, lonkalta, ilman sen kummempia dokumentoituja suunnitelmia, harjoittelukierroksia ja koordinaatiota. Jos ongelmia kohdataan, toivotaan tarvittavien henkilöiden vastaavan puhelimeen ja ratkaisun löytyvän käytettävissä olevan ajan kuluessa. Tällä lähestymistavalla häiriöiden riski on suuri. Huono ja puutteellinen suunnittelu takaa sen, että ongelmien ilmetessä niiden ratkaiseminen kestää kauan.  Mitä liiketoimintakriittisempi järjestelmä tai prosessi, sitä nopeammin ongelmat pitää voida ratkaista.

Hyvällä suunnittelulla riskit voidaan minimoida. Hyvän suunnittelun lisäksi onnistuminen edellyttää riittävää kokonaisymmärrystä käyttöönotettavasta kokonaisuudesta ja riippuvuuksista, selkeitä rooleja, suunnitelman noudattamista, tarkkaa seurantaa ja tilannekuvaa, hyvää tiedonkulkua ja nopeaa ongelmanratkaisua. Käyttöönoton kruunaa tilanne, jossa tehtävät on suunniteltu ja harjoiteltu niin hyvin, että kaikki varautumistoimenpiteet jäävät tarpeettomina käyttämättä.

Ilkka Töyrylä, Midagon Oy

Lähde: Midagon Oy