Olipa kerran onnellinen ohjausryhmä…

”Tämäkö on ohjausryhmä?” -kysymys esitettiin ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa. Tuoreessa projektipäällikössä heräsi kummastus ja hienoinen närkästys. Eivätkö kaikki pöydän ääreen kokoontuneet olleetkaan tietoisia ja yksimielisiä ohjausryhmän kokoonpanosta? Asiastahan oli sovittu ja päätetty aiemmin ja vieläpä ylimmällä tasolla. Tai oliko ohjausryhmän tarkoitus epäselvä? Vai oliko kenties tarkoitus kyseenalaistaa itse projekti?

Ohjausryhmän jäsenyys perustuu asianomistajuuteen ja asiantuntemukseen. Asianomistajana jäsenellä on suora intressi projektin suhteen, sen tuotos tulee vaikuttamaan hänen vastuualueensa toimintaan – muuttamaan toimintaa tai luomaan edellytykset toiminnan muuttamiselle. Asiantuntijan puolestaan odotetaan tuovan arvokasta kokemusta ja osaamista projektin ohjaamiseen, vaikka projektin tuotos ei hänen omaan vastuualueeseensa vaikuttaisikaan. Niin tai näin, ohjausryhmän jäsenyys on enemmän vastuuta kuin valtaa. Se on oikeus tietää ja velvollisuus ymmärtää missä projektin osalta mennään, se on velvollisuus tehdä päätöksiä ja vastuu tehdyistä päätöksistä.

Ilman päätöksiä ei ohjata sen enempää autoa kuin projektiakaan. Projektipäällikkö istuu ratin takana ja ohjausryhmä kartturin paikalla. Päätöksenteko on jatkuvaa – mistä käännytään ja milloin, mennäänkö oikealle vai vasemmalle, onko aika laittaa pitkät päälle, jne. Ohjausryhmän tärkeimpiä tehtäviä on päätöksenteko, mutta se ei suinkaan ole yhtä helppoa kuin auton kyydissä. Ohjausryhmälle on harvoin tarjolla kartturikoulutusta ja reittiin ei pääse etukäteen tutustumaan. Ja kuitenkin ohjausryhmän tulee tehdä päätöksiä itselleen vieraista ja uusista, hyvinkin monimutkaisista asioista, edessä olevaan tiehen on vajaa näkyvyys, tarkkaa karttaa ei ole saatavilla, kristallipallosta puhumattakaan.

Tästä muodostuu ohjausryhmän dilemma. Päätettävänä on monimutkaisia asioita, pahimmillaan jo ongelmia. Päätökset tulee tehdä nopeasti, jotta projekti ei pysähdy tai päädy reitiltä ulos. Aikaa sisäistää ongelma, sen seuraukset ja päätökseen vaikuttavat tekijät on vähän.

Miten kuski ja kartturi tämän saman dilemman ratkaisevat? Keskinäisellä luottamuksella, avoimella keskustelulla ja rehellisellä yhteistyöllä. Näillä ei ainoastaan ratkaista dilemmaa, vaan mahdollistetaan projektin onnistuminen, kohteeseen perille pääsy. Luodaan perusta ohjausryhmälle, jossa mukanaolo on innostavaa ja työllä voi kokea olevan merkitystä.

Projekti ja sen myötä tavoiteltu muutos ovat ohjausryhmälle yleensä yhtä uutta ja ennen kokematonta kuin linjaorganisaatiollekin, mutta ohjausryhmältä, ylemmältä taholta, kaikki kuitenkin odottavat enemmän. Tavoitteellinen ohjausryhmä onkin valmis olemaan myös ohjattavana, ei ainoastaan ohjaajana, se luottaa projektiin, ottaa neuvoja vastaan ja on myös itse valmis johtamaan muutosta omassa roolissaan.

Projektipäälliköllä ja ohjausryhmällä on oikeus tukeen puolin ja toisin. Tämä ei tarkoita projektipäällikön kantavan kaikkia projektin asioita ohjausryhmään tiedoksi ja päätettäväksi, vaan sitä että hän tuo ohjausryhmän käsittelyyn kulloinkin relevantit aiheet eikä tuhlaa ohjausryhmän rajallista aikaa yksityiskohtaiseen läpikäyntiin asioista, jotka etenevät suunnitellusti tai joiden ratkaisu ja päätös kuuluvat projektissa alemmille tasoille. Projektipäällikön vastuulla on valmistella asiat siten, että päätöksenteko ohjausryhmässä on laadukasta. Tässä kohtaa jyvät eroavat akanoista ja erinomaiset projektipäälliköt hyvistä. Erinomainen projektipäällikkö osaa asettua ohjausryhmän kenkiin ja ymmärtää, mitä he tarvitsevat tehdäkseen hyviä päätöksiä.

Vastavuoroisesti ohjausryhmä luottaa projektipäällikön nostavan esille relevantit asiat, se arvostaa projektipäällikön aikaa ja työtä toimimalla yhdessä sovittujen aikataulujen ja käytäntöjen mukaisesti – aivan kuten edellytämme kaikilta projektiin eri tahoilla ja tasoilla osallistuvilta.

Ohjausryhmä on parhaimmillaan tavoitteellinen ja luottamuksellinen yhteistyöfoorumi, jossa voidaan rakentavassa ilmapiirissä keskustella rohkeasti myös ongelmista. Jäsenet voivat luottaa, että kukaan ei vedä mattoa toisen jalkojen alta, vaan yhdessä tehtyjen päätösten takana seisotaan yhdessä ja yhdessä tehtyjä päätöksiä muutetaan yhdessä. Ohjausryhmällä, sen puheenjohtajalla ja projektipäälliköllä on kaikilla roolinsa siinä, minkälainen ilmapiiri ohjausryhmään muodostuu. Avoimuus ja luottamus ohjausryhmässä poistavat ongelmien piilottelun ja luovat pohjan ratkaisukeskeiselle yhteistyölle.

”Tämäkö on ohjausryhmä?” -kysymyksen arvoitus jäi selvittämättä, mutta kokemus opetti. Projektipäällikön tavaksi muodostui uuden projektin ohjausryhmätyöskentelyn aloittaminen starttipalaverilla; mikä on tämän ohjausryhmän rooli ja vastuu, millaisiin toimintatapoihin ja pelisääntöihin yhdessä sitoudumme ja miten teemme yhteistyötä, jotta projekti tuottaa odotetun lopputuloksen – ja mitä ohjausryhmänä ja projektipäällikkönä odotamme toisiltamme. Pieni palaveri projektille, mutta merkittävä projektipäällikölle ja ohjausryhmälle. Yhteinen askel kohti onnistumista.

Paula Aaltonen, Midagon Oy

Lähde: Midagon Oy