IT-ostamisen ABC osa 1:  Vaatimusmäärittely on yrityksesi IT-ostoslista

Aloitetaanpa esimerkillä. Oletko koskaan käynyt ruokakaupassa ilman ostoslistaa? Ilman tietoa, mitä jääkaapissasi jo on ja mitä sinne tarvitaan lisää? Minä olen, ja niistä tulee usein kalliita reissuja. Tulee ostettua paljon, ja usein sellaista, mitä ei edes tarvitse. Hintalappu jää helposti vilkaisematta.

Vaatimusmäärittely on yrityksen IT-ostoslista. Jos sitä ei ole, ostaja helposti haahuilee IT-ratkaisuja notkuvien virtuaalisten hyllyjen välissä ja kerää kärryynsä kalliita heräteostoksia.

Tarpeet liiketoiminnalta

Usein yritysten IT-tarpeet selvitetään listaamalla sovellus-, palvelin- ja käyttäjätasolla, millaisia uusia toimintoja ja nippeleitä taloon tarvitaan. Tässä tapahtuu monesti IT:n ostamisen ensimmäinen erhe, sillä IT-uudistuksen todellisen tarpeen ytimeen pääsee vain kartoittamalla yrityksen liiketoiminnan tarpeet. Vasta sen jälkeen tiedetään, millainen IT-ratkaisu yritystä auttaisi, ja millaisia palikoita siihen tarvitaan.

Toiveiden tynnyri

Ihannetapauksessa liiketoiminnan asiantuntijat huomaavat tarpeita vaikkapa yksinkertaisten, usein toistuvien tehtäviensä automatisointiin. Nämä arjessa havaitut tarpeet ja kehityskohdat pitäisi kirjata muistiin vaikkapa niin kutsuttuun toiveiden tynnyriin. Se voi olla esimerkiksi simppeli Excel-taulukko, johon jokainen voi huomioitaan kirjata. Tärkeintä on, että kaikki pääsevät kirjaamaan sinne omat toiveensa, kehitysehdotuksensa tai ideansa. Kun tarpeita kartoitetaan reaaliaikaisesti arjen tuoksinassa, on niiden kerääminen ja yhteen vetäminen luontevampaa kuin tiukat kysymyspatteristot IT-projektin suunnitteluvaiheessa.

Toiveet tynnyristä kehitystiimin työkaluksi

Toiveita ei kerätä vain siksi, että työkaluihin ja toimintatapoihin hermostunut henkilöstö saisi purkaa turhautumiaan tilittämällä tynnyriin. Tarkoituksena on myös käydä kehitystoiveet säännöllisesti läpi. Ihannemaailmassa organisaatiossa on nimetty kehitystiimi, joka poimii toiveiden tynnyrin sadon säännöllisesti. Tiimi tutkii toiveita ja tarpeita enemmän tai vähemmän strukturoidusti ja peilaa sitä organisaation avainprosesseihin. Tämä tietysti edellyttää, että prosessit on tunnistettu ja kuvattu. IT:n ostamisen toisen harha-askeleen vaara piileekin juuri siinä, että vain harvan organisaation avainprosessit on kunnolla kuvattu.

Tässä vaiheessa on hyvä muistaa, että liiketoiminnallista tehokkuutta haettaessa IT-ratkaisu on vain yksi vaihtoehto. Toistuvatkin tehtävät on usein mahdollista suorittaa riittävän tehokkaasti vaikkapa palkkaamalla henkilöstöä tarpeen mukaan vuokratyöfirmasta. Elämme kuitenkin digitalisaation kulta-aikaa, mikä usein johtaa IT-ratkaisun hankintaan.

Kehitystiimi muodostaa kehitystarpeista prosesseja palvelevia järkeviä kokonaisuuksia, joihin voidaan alkaa etsiä ratkaisua. Tällaisen kokonaisuuden ilmentymä voi olla vaikkapa Word-dokumentti nimeltä Kirjanpidon työtehtävien kehitystarpeet tilinpäätöksen teon aikaan tai Apulannan pakkaamon tarpeet täysien säkkien käsittelyssä. Tarvekuvauksen sisältö, muoto, pituus ja yksityiskohdat riippuvat organisaatiosta. Mikäli varsinaista kehitystiimiä ei organisaatiolla ole, ulkopuolinen apu voi tässä kohtaa osoittautua kullanarvoiseksi. Konsultti voi toimia kokonaisuuksien kartoittajana prosessien asiantuntijoiden tukemana.

Tarpeiden priorisointi

Kaikki tarpeet voidaan usein toteuttaa vain jättibudjetilla. Koska rahaa ja muita resursseja on aina rajallinen määrä, täytyy tarpeet priorisoida. Yleensä korkeimmalle priorisointilistalla päätyvät lakien ja viranomaismääräysten muuttumisen tuomat uudistustarpeet. Niiden jälkeen tulevat usein tarpeet, joiden avulla saadaan (melko varmasti) luotua uutta katteellista liiketoimintaa tai oleellisesti vähennettyä yrityksen nykyisiä kustannuksia. Lisäksi pitäisi panostaa tuote- ja palvelukehitykseen, joiden tuotosta ei joko voida olla varmoja tai hyödyt siintävät kaukana tulevaisuudessa. Olisi hyvä myös tarjota kirjanpidon Lasselle hänen työtään helpottavia uusia ominaisuuksia, jotta työmotivaatio säilyisi ja työpäivät pysyisivät kohtuullisissa mitoissa.

Kaikkea voi parantaa, mutta jokainen parannus ei muutu rahaksi. Jonkinlainen konsensus olisi uudistuksille siis löydettävä. Tässä voi olla tarpeen ulkopuolinen apu, puolueettomana pysyvä konsultti, joka voi vapaasti esittää kysymyksiä esimerkiksi mahdollisten investointien kannattavuudesta.

Ostoslista kannattaa aina

Kaiken tämän vaivannäön jälkeen yrityksellä on kasassa yksi tärkeimmistä IT:n ostamisen työkaluista: vaatimusmäärittely. Selvitystyö ei tokikaan ole töistä helpoimpia. Se vaatii oikeita kysymyksiä, eri henkilöiden ja osastojen näkökantojen huomioimista, materiaalin valmistelua, järjestelmällisyyttä ja aikaa. Siis vähintään hikeä, joskus verta ja kyyneleitäkin. Jos kartoittamiseen käytetään ulkoista apua, vaatii se myös erillistä rahallista panostusta. Kuitenkin, kuten alussa totesin, ostoslistan tekemiseen investoitu aika maksaa itsensä takaisin euroina.

Vihoviimeinen vaihtoehto on jättää kaupassa käymättä vain siksi, että ei jaksa kirjoittaa ostoslistaa. Nälkähän siinä tulee ennen pitkää.

Kaipaatko apua IT-ostoslistan laatimisessa?
Ota yhteyttä: sampsa.laamanen(a)project-it.fi

Sampsa Laamanen, Project-IT Oy

Lähde: Project-IT Oy