Pitäisikö meidänkin kehittää projektimalli?

Projektijohtamisen kehittäminen keskittyy usein osaamisen kehittämiseen, erityisesti projektipäälliköiden kouluttamiseen. Pelkkä projektipäälliköiden valmentaminen ei riitä menestykselliseen projektikulttuuriin. Yksi tärkeimmistä projektikulttuurin osatekijöistä on projektinjohtamismalli tai lyhyemmin projektimalli. Projektimallin avulla yhtenäistät projektijohtamista tehokkaasti, joka johtaa turhan työn vähenemiseen, päätöksenteon parantumiseen, läpinäkyvyyteen ja resurssien parempaan hallintaan.

Mikä on projektimalli?

Projektimalli on yhdessä sovittu tapa johtaa organisaation projekteja ja niiden muodostamia kokonaisuuksia. Projektimallissa kuvataan käytännöt projektitoiminnan johtamiseen ja päätöksentekoon. Projektimallissa kuvataan prosessit projektien ja usein myös projektisalkun johtamiseen.

Mikä voi mennä vikaan?

Projektimallin kehittämisessä selkeästi vaikeinta näyttää olevan nk. geneerisen mallin tekeminen eli projektimallin avulla pitäisi pystyä johtamaan eri tyyppisiä projekteja. Tämä onnistuu eriyttämällä projektin johtamisen ja toteuttamisen kerrokset toisistaan. Johtamisen kerroksessa jokaisella projektilla on samat vaiheet, jotka vaihtuvat nk. päätösporttien (decision gate) kohdilla. Toteutuskerrosta seurataan nk. milestoneilla. Usein näyttää siltä että mallin tekijät ovat yksinkertaistaneet gate=milestone. Tämä on varmin tapa epäonnistua geneerisen mallin luonnissa.
Muita sudenkuoppia ovat

  • jättää päätöksentekoprosessi kuvaamatta. Projektimallin ydin on projekteja koskevan päätöksentekoprosessin yhtenäistäminen.
  • jättää roolit kuvaamatta. Projektimallissa pitää kuvata projekteissa toimivien roolit niiden vallan, vastuiden ja tehtävien kautta.
  • tehdä ”one-size-fits-all” malli. Projektit ovat erilaisia vaatimustasoiltaan, joten projektimallin pitäisi skaalautua projektin kompleksisuuden mukaan.

Mitä projektimalli käytännössä sisältää?

Pienimmillään projektimalli sisältää vain toimintatavan ja apuvälineet yksittäisten projektien johtamiseen. Mikäli organisaatio tekee vain pääasiassa asiakastoimitusprojekteja ja resurssien johtaminen ei ole ongelma, niin tälläkin vaihtoehdolla pärjää.
Usein kuitenkin kannattaa samalla luoda projektisalkun johtamisen malli. Mallin geneerisyys on oleellista juuri salkunhallinnan johdosta, ilman yhtenäistä mallia joudut tilanteeseen, jossa jokaiselle projektityypille on omat salkkunsa. Toisin sanoen projektit eivät ole vertailukelpoisia keskenään ja niinpä osaoptimointi kukoistaa organisaatiossa.Projektimalliin tyypillisesti sisältyy

  • projektikäsikirja/-ohjeisto. Lyhyt (max 15 A4) ja selkeä ohjeistus yksittäisen projektin johtamismallista.
  • asiakirjapohjat. Usein ajatellaan että nämä olisivat yhtäkuin projektimalli. Asiakirjapohjat ovat kuitenkin vain tiedon siirtoa ja säilytystä varten. Mitä enemmän saat tiedosta operatiiviseen tietojärjestelmään dokumenttien sijasta, sen parempi.
  • Projektisalkun johtamisen ohje. Tämä kannattaa olla erittäin lyhyt ja toimitusjohtajan siunaama dokumentti.

Lisäksi kannattaa tehdä markkinointimateriaalia sisäiseen markkinointiin, videoita, powerpoint-esityksiä, tarinoita onnistumisista.

Kun malli on kehitetty, on edessä sen käyttöönotto koko organisaatiossa. Se on mallin kannalta ylivoimaisesti riskaabelein vaihe, tässä on helppo epäonnistua. Muutama vihje, joka vähentää merkittävästi riskiä:
  1. Aloita johdosta. Valmenna johtoryhmä(t) ensin. Kun johto on kiinnostunut projekteista, muutkin ovat. Ja päinvastoin.
  2. Etene ohjausryhmiin. Ohjausryhmien toimivuus (tai toimimattomuus) on usein projektitoiminnan koetinkivi.
  3. Valmenna projektipäälliköt ja muut avainhenkilöt kuten talous- ja hankintapäälliköt
  4. Älä unohda projektissa työskenteleviä asiantuntijoita.
  5. Perusta projektitoiminnan tukipuhelin tai -saitti. Paikka josta saa apua kun menee sormi suuhun.
  6. Älä luovuta. Projektitoiminnan kehittäminen vie vuosia. Laita odotusarvoksi vaikka neljä vuotta.
  7. Käytä kehittymisen mittarina kypsyysmallia. Lue aikaisempi blogini kypsyysmallista.
Juuso Äikäs, Suomen Projekti-Instituutti Oy