Suunnitelmallista resurssien hallintaa

Resurssien hallinta on projekteissa tapahtuvan toiminnan ohella projekti- ja organisaatiorajojen ylitse tapahtuvaa suunnittelua ja ohjaamista.

Projektipäälliköiden ja resurssiomistajien ohella keskeinen rooli on liiketoimintajohdolla, joka viimekädessä mm. salkunhallinnan keinoin tekee valintaa ja määrittää tavoitteet ja prioriteetit projektien ylitse.

Tietojärjestelmä

Resurssihallinnan ratkaisun keskeinen osa on kaikkien tunnistettujen roolien toimintaa ja tavoitteita tukeva tietojärjestelmä.

Hyvin integroitu salkunhallinnan, projekti- ja resurssihallinnan tietojärjestelmä kokoaa resurssihallintaan liittyvät keskeiset osa-alueet yhteen ja palvelee parhaiten projekteja toteuttavan organisaation toimintaa.

Tietojärjestelmän resurssihallinnan tehtäviä ovat mm:

  • Ylläpitää henkilöresursseihin, osaamisiin, resurssitarpeisiin ja kapasiteettiin liittyvää rakennetietoa.
  • Dokumentoida resurssiomistajien ja projektin välinen yhteisymmärrys projektin käyttöön kulloinkin tarvittavista henkilöresursseista sekä toimia näin muutoshallinnan perustana.
  • Tarjota ajantasaista tietoa resurssitarpeen ja -saatavuuden kohtaamisesta yksittäisessä projektissa ja projektirajojen ylitse.

Järjestelmän on tuettava resurssihallinnan tarkentuvan suunnittelun periaatetta, eli suunnittelua pitkällä, keskipitkällä ja lyhyellä tähtäyksellä.

Pitkän tähtäyksen suunnittelu

Pitkän aikavälin suunnittelun ensisijaisena tavoitteena on varmistaa liiketoimintasuunnitelmien toteutusta tukeva osaaminen projektien käyttöön, ennaltaehkäistä osaamisvajeiden syntyä sekä tarjota tietoa organisaation kyvykkyyksistä ja ketteryydestä reagoida muutokseen.

Keskipitkän aikavälin suunnittelu

Keskipitkän aikavälin suunnittelun tavoitteena on varmistaa tarvittava osaaminen (tietotaito ja kokemus) alkavien ja käynnissä olevien projektien käyttöön.

Projektin käyttöön tuleva osaaminen varmistetaan projektipäällikön ja resurssiomistajien välisissä keskusteluissa. Keskustelun lähtökohtana on projektille tehty resurssisuunnitelma, jossa kuvataan sovitun käytännön mukaan projektin resurssitarve. Keskusteluiden lopputuloksena syntyy sopimus, jonka mukaisesti projekti saa käyttöönsä tarvitsemansa osaamiset.

Suunnitelmat sovitaan tässä vaiheessa esim. osaamisalue tasolla. Ainoastaan avainresurssit sovitaan henkilötasolla. Suunnitteluvaiheessa arvioidaan myös ulkoisten resurssien käytön tarkoituksenmukaisuus ja kustannusvaikutus.

Lyhyen tähtäyksen suunnittelu

Lyhyen tähtäyksen suunnittelun ensisijainen tavoite on varmistaa projektien tehtävien suorittamiseen oikeat henkilöresurssit ja että resurssit ovat motivoituneita ja käytettävissä oikeaan aikaan.

Projekteja toteuttavassa organisaatiossa käyttöasteesta vastaa tyypillisesti resurssiomistajat (linjaorganisaatio), jonka tulee puuttua tilanteisiin, joissa projektit hyödyntävät puutteellisesti käyttöönsä saamiaan henkilöresursseja

Resurssiomistajien vastuulle on myös henkilöresurssien osaamisen suunnitelmallinen kehittäminen projekteissa. Käytännön projektityö viimekädessä synnyttää projektista toiseen kantavaa tietotaitoa ja kokemusta sekä kehittää sosiaalisia taitoja ja luo pohjan hyvälle työmotivaatiolle.

Menestystekijät

Resurssihallinnassa keskeisenä tekijänä on muutoksen hallinta ja toimiva yhteistyö eri roolien välillä. Tämä edellyttää jatkuvaa keskustelua, tietojen vaihtoa ja tietojärjestelmää.

Resurssihallinnan menestystekijät:

  • sovitut toimintamallit, rooli ja vastuut
  • tehokas yhteistyö eri roolien välillä
  • toimintaa tukeva käytössä oleva tietojärjestelmä
  • yhteistyöverkosto tilapäisten osaamisvajeiden täyttämiseksi ja ylikuormitustilanteiden hallintaan

Kirjoittaja: Dovre Group, Projektipomo

Lähde: Dovre Group