Vastaako teknologia yritysten ERP-odotuksiin?

Mitä yritys haluaa ERP järjestelmältä? Se haluaa järjestelmän, työkalun, jonka avulla yrityksen toiminnan suunnittelu, toteutus ja seuranta sujuvat mahdollisimman tehokkaasti – vähemmän manuaalista työtä ja päällekkäisiä tehtäviä, enemmän rutiinitehtävien automatisointia sekä oikea-aikaista ja paikkansapitävää tietoa liiketoiminnan päätösten tueksi. Se haluaa järjestelmän, jonka suorituskyky on hyvä, jossa käyttäjien ei tarvitse katsella tiimalasia suorittaessaan jokapäiväisiä tehtäviään. Se haluaa luotettavan ja turvallisen järjestelmän, jonka tietoihin pääsevät käsiksi vain toivotut tahot. Se haluaa järjestelmän, jonka elinkaari on pitkä ja kustannukset maltilliset.

Järjestelmän suorituskyky, luotettavuus ja turvallisuus rakentuvat ensisijaisesti teknologian varaan.Teknologiavalinnoilla voidaan vaikuttaa merkittävästi myös järjestelmän elinkaareen ja kustannuksiin. Järjestelmän kyky palvella yrityksen päivittäistä toimintaa – suunnittelua, toteutusta ja seurantaa – puolestaan perustuu pitkälti järjestelmään määriteltyjen liiketoiminnan tietojen rakenteeseen ja sisältöön sekä prosessien, toiminnollisuuksien ja integraatioiden logiikkaan.

Mitä ERP:n rakenteet, sisällöt ja logiikat ovat ja mistä ne tulevat?
ERP-järjestelmä on käyttöönottoprojektin alkaessa kuin tyhjä kirjahylly. Ostaja tekee valintoja hyllyn koosta ja erikoiselementeistä (rakenteet, logiikat) ja maksaa lisävalinnoista (räätälöinnit). Ostaja myös vastaa hyllyyn tulevista kirjoista (sisällöt), myyjä tai käyttöönottokumppani tyypillisesti avustaa kirjojen siirrossa vanhasta hyllystä uuteen (migraatio).

  • ERP järjestelmän rakentaminen lähtee yrityksen perusrakenteiden määrittelystä,yrityksen reaalimaailman rakenne kuvataan ERP-järjestelmään: logistinen verkosto, myynnin ja oston organisoituminen sekä talousrakenteet. Tämän ERP-järjestelmään tehtävän pohjakuvan tulee heijastaa yrityksen reaalimaailmaa sillä tasolla, jolla toimintaa halutaan ohjata ja seurata. Rakenteiden määrittämisessä oleellista on löytää tasapaino halutun seurannan syvyyden ja tietojen ylläpidon välillä – määrittää taso, joka tarjoaa riittävän tiedon ja on laajennettavissa, mikäli rakenteeseen tulee lisäyksiä, mutta toisaalta ei tule luoda liian syviä ja yksityiskohtaisia tasoja, jossa tietojen ylläpito työllistää organisaatiota enemmän kuin tuo hyötyä.
  • Yrityksen perusrakenteisiin kiinnitetään yrityksen toiminnan peruselementit, se viheliäisen kuuluisa master data – toimittajat (keneltä yritys ostaa), asiakkaat (kenelle yritys myy) ja tuotteet (mitä yritys ostaa, omistaa ja myy). Näiden kolmen elementin luokittelut ja hierarkiat luovat pohjan suunnittelulle, seurannalla ja raportoinnille.
  • Master dataa laajennetaan yrityksen toiminnollisilla tiedoilla: osto- ja myyntihinnoilla jotta tuotteita voi ostaa ja myydä, tuoterakenteilla jotta komponenteista voi valmistaa lopputuotetta, käyttöomaisuusrekisterillä, jotta omaisuus ja siihen liittyvät investoinnit ja poistot saadaan mukaan talouslukujen laskentaan, jne. Mitä tarkemmalle tasolle seuranta ja raportointi tarvitaan, sitä enemmän erilaisia toiminnollisia rakenteita tulee määrittää ja tietoja kerätä.
  • ERP-järjestelmän integroidut prosessit kiinnittyvät rakenteisiin ja perustietoihin.Prosessien ja toiminnollisuuksien määrittelyssä luodaan perustuksia – mahdollisuuksia ja rajoitteita – prosessin toimivuudelle sekä myöhemmälle kehitystyölle ja muutoksille. Prosessissa jokin tapahtuma liikkuu aina läpi yrityksen toimintojen, läpi ERP-järjestelmän osien. Jos prosessin jossain vaiheessa edellytetään olevan jokin spesifi tieto, tulee kyseinen tieto olla samalla tasolla saatavilla jo prosessin alkupäässä.

Prosessien alkuperäinen mallinnus on merkittävä tekijä järjestelmän jatkokehitysmahdollisuuksien kannalta. Looginen ja mahdollisimman kattava mutta kuitenkin suoraviivainen rakenne mahdollistaa esimerkiksi erilaisen tietosisällön myyntilaskuilla asiakkaan toiveiden mukaan. Mitä kapeampi malli ja monimutkaisempi prosessi, sitä hankalampaa on myöhemmin sen muokkaaminen tai variaatioiden muodostaminen. ERP:n määrittelyssä on hyvä muistaa, että harva, jos yksikään, liiketoiminta pysyy muuttumattomana. Ratkaisujen kestävyys on ERP:n elinkaaren ja kustannusten osalta yhtä merkittävää kuin teknologiset valinnat. Standardoituja, yksinkertaistettuja järjestelmiä voidaan verrata vaniljajäätelöön – yksinkertaista, ilman lisukkeita, edullista. Räätälöityä järjestelmää voisi kutsua suklaajäätelöksi, vivahteita enemmän ja samoin myös hintaa. Jäätelöä valitessaan on hyvä miettiä, mihin mieliteko pohjautuu, ja muistaa että suklaasta ei enää saa tehtyä vaniljaa, mutta vaniljaan voi lisätä suklaata myöhemminkin.

ERP-järjestelmän teknologian ja liiketoimintarakenteiden ja -logiikan lisäksi tarvitaan ns. prosessikuri,reaalimaailman konkreettisten tekemisten toteutuminen järjestelmässä. Ilman prosessikuria järjestelmän sisältämä tieto ei ole ajantasaista, jolloin myöskään sen tuottama tieto ei ole ajan tasalla. Jos esimerkiksi varastoon on saapunut komponentteja, mutta niitä ei ole kirjattu vastaanotetuksi, järjestelmä ei voi ehdottaa eikä vahvistaa tuotantoa, jossa kyseiset komponentit käytetään. Tai jos asiakkaalle toimitettuja tuotteita ei ole kuitattu toimitetuiksi, niitä ei voida laskuttaa, reskontrassa saatavia ei ole perittäväksi eikä myyntiraportti näytä myyntiä. Tilanne, jossa kaikki tuntuu olevan sekaisin ja ERP järjestelmä saa syyt niskaansa – vaikka teknologia ja järjestelmä ovat toimineet täysin odotetusti. Uusimmankin teknologian ja järjestelmän kohdalla ihmisillä on edelleen roolinsa ja vastuunsa prosessien toteutuksessa.

Vastaako teknologia siis yritysten ERP-odotuksiin? Kyllä ja ei. Teknologian lisäksi tarvitaan vahvaa prosessien ja liiketoiminnan operaatioiden ymmärrystä, kykyä hahmottaa kokonaisuuksia, syitä ja seurauksia. Paraskaan teknologia ja tehokkain palvelin eivät tehosta yrityksen toimintaa, mikäli ERP järjestelmän rakenteet ja logiikat sekä yrityksen henkilöstö eivät tue ja tehosta päivittäisten prosessien käytännön toteutusta ja täten tuota toiminnan johtamisen tueksi tarvittavaa tietoa. Oikeilla teknologisilla valinnoilla saadaan paljon aikaan, ja jos mukaan lisätään huolellinen määrittely ja käyttöönotto ERP-järjestelmän ’anatomia’ ymmärtäen yrityksellä on täydet mahdollisuudet saada tarvitsemansa ERP-järjestelmä. Kun ERP-projekti nähdään ensisijaisesti liiketoiminnan kehitysprojektina, jossa IT ja järjestelmätoimittaja ovat merkittäviä kumppaneita – eikä päinvastoin – ollaan oikeilla jäljillä kohti onnistunutta ERP-hanketta.

Paula Aaltonen, Midagon Oy

Lähde: Midagon Oy